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公司秘書的職責為何?與私人秘書有何分別?

公司秘書 (Company Secretary) 和私人秘書 (Personal Secretary) 是完全不同的。前者處理公司行政事務為主,而後者則負責處理老闆的公務,例如安排行程。


根據香港的《公司條例》規定,每間公司均應有一名公司秘書,因此任命公司秘書是強制性的。公司秘書負責:

  • 維護法定文件,包括股東和董事登記

  • 處理、保存公司之法定記錄,例如董事名冊、股東名冊等

  • 組織及準備議程和召開董事會會議和年度股東大會的會議記錄

  • 呈報公司周年申報表

  • 辦理股份轉讓、分發、增加資本

  • 更改公司名稱、更改註冊地址、營業地址

  • 辦理任命或更改董事及公司秘書

  • 辦理 撤銷公司

  • 監測相關立法和監管環境的變化並採取適當行動,並與律師和審計師聯絡

公司秘書是公司在法律文件上的指定代表,他們有責任確保公司及其董事在法律範圍內運作。公司秘書身份可以是個人,也可以屬於法人團體。如是個人,通常必須居住在香港;如果是法人團體,則必須在香港設有註冊辦事處或營業地點。留意私營公司的唯一董事不能擔任公司秘書,因此一人公司通常會使用會計師樓的公司秘書服務。不少公司秘書服務還提供地址、電話等服務,務求不會錯過政府發出的通知。


公司秘書在香港的職責日益變得重要及複雜。一個好的公司秘書能讓董事專注於公司的運作。服務範圍包括:

  • 註冊成立公司

  • 擔任公司秘書

  • 準備、提交和記存法定申報記錄

  • 法定申報歸檔

  • 編制及準備董事會議和股東大會會議記錄

  • 註冊地址

  • 通訊地址接收郵件

  • 申請商業登記證

  • 配股或轉讓

  • 任命/更改董事

  • 更改公司名稱

  • 提供核證副本

  • 協助開設銀行戶口

  • 公司撤銷註冊

  • 提供顧問和諮詢服務,確保遵守有關法律和規章

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